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Accueil du site > Vie pratique > Archives Communales

Archives Communales


Les archives communales offrent des ressources variant
selon l’importance et l’ancienneté de la commune.

En effet, dans les plus grandes villes elles sont les témoins de l’administration municipale depuis le Moyen-Age. Face à la multiplication des demandes de particuliers désirant effectuer des recherches généalogiques, il est sans doute intéressant de passer en revue un certain nombre de questions relatives aux archives communales, à leur conservation, à leur délivrance, à la responsabilité du maire.


DÉFINITION

Les archives communales sont les documents, quels que soient leur date, leur format et leur support matériel, produits ou reçus par l’administration communale (article 1 de la loi sur les archives du 3 janvier 1979).

La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt général pour :

  • la gestion des affaires communales,
  • la justification des droits des administrés,
  • la documentation historique de la recherche.

Les communes sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation, ainsi que la mise en valeur, sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat (art. L. 1421-1 L. 1421-6 du code général des collectivités territoriales).


Les archives communales sont des archives publiques.

A ce titre, elles sont inaliénables (elles ne peuvent être vendues, ni données, ni jetées sans autorisation) et imprescriptibles (c’est à dire que leur caractère public ne se perd pas, quelle que soit leur ancienneté).

Il est prévu que les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour la commune (art. L. 2321-2-2° du CGCT), ce qui comprend l’achat de boites à archives, les frais de classement et de restauration des documents, l’aménagement d’un local.


QUELLES SONT LES RÈGLES DE COMMUNICATION
DES ARCHIVES DES COMMUNES ?

L’accès aux archives communales est un droit public.

En vertu de la loi du 3 janvier 1979, les archives communales ne sont communicables qu’après un délai de 30 ans (article 6 de la loi).

Cependant, les délibérations communales, les budgets et les comptes administratifs, les arrêtés du maire, les listes électorales et les permis de construire sont immédiatement consultables.

Pour certains documents, des délais spéciaux sont appliqués (article 7) :

  • 100 ans à partir de la date de clôture du dossier, pour les actes d’état civil, les minutes et répertoires des notaires, les dossiers judiciaires.
Cependant, des extraits des actes d’état civil peuvent être délivrées.
  • 150 ans à partir de la date de naissance de l’intéressé, pour les dossiers médicaux,
  • 120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé, pour les dossiers de personnel,
  • 60 ans à compter de la date de l’acte pour les dossiers mettant en cause la vie privée ou la sûreté de l’Etat.
 

LA MAIRIE PEUT-ELLE FAIRE PAYER 
LA COMMUNICATION DES DOCUMENTS D’ÉTAT CIVIL ? 

 

Il convient de distinguer selon que les documents datent de plus de cent ans ou de moins de cent ans. Comme il a été vu précédemment, la consultation des registres d’état civil et des tables de moins de 100 ans, est en principe interdite, afin de ne pas divulguer certains renseignements relatifs à la filiation des particuliers.

Néanmoins, les mairies peuvent délivrer des copies ou des extraits de ces actes de moins de 100 ans. La délivrance de ces actes est gratuite (loi du 27 décembre 1973), de sorte que l’envoi par courrier de tels actes ne peut faire l’objet d’aucune participation financière, que ce soit pour les frais d’affranchissement, ou pour la recherche effectuée.

La commune doit donc prendre en charge les frais, y compris lorsque le destinataire est une autre commune.

En ce qui concerne les registres et les tables de plus de cent ans, la consultation est libre, mais le principe de gratuité ne s’applique pas et la communication de copies ou d’extrait de ces actes donne lieu à la perception de droits d’expédition dans les conditions fixées par la loi.

Ces droits d’expédition s’élèvent à 3,05 euros par page (décret n° 92-1224 du 17 novembre 1992).

Enfin, il convient de préciser que ni la loi sur les archives de 1979, ni les décrets d’application, n’instituent un droit à obtenir une photocopie des actes d’état civil datant de plus de cent ans, compte tenu notamment des risques de dégradation du document concerné (CE, 9 février 1983, M. Bertin).



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